Møde d. 27/5

Projektet nærmer sig sin afslutning, og de sidste reflektioner er så småt ved at komme til udtryk. Vi må i denne sammenhæng dog tilføje at antallet af refektioner burde falde da vi nærmer os målet, men ved sidste møde havde vi dog stadig et par ting der skulle fastlægges.
Vi fik fastlagt hvad vores "eksperiment" indeholdt, hvilket er den metodiske arbejdsgang vi har anvendt fra Casebeskrivelsen, frem til vores evalueringsrunde. Selve evalueringen, skal så vurdere vores eksperiment.

Derudover havde vi en diskussion, der vedrørte vores fokus for opgaven. Vi fik af Søren Erik, pointeret at vores retningslinier gav udtryk for en teknisk indgangsvinkel. Vi fandt efterhånden ud af at denne vinkel, var sket på baggrund af ubevidste valg i forhold til at arbejde problemorienteret. Dette skal ses i lyset af at vi ikke umiddelbart kunne se de store organisatoriske problemer med bland andet implementeringsfasen, da selve installationen af en applikation der skal hjælpe bibliotekarer og lånere alt andet lige må skabe en positiv stemning omkring implementeringsfasen. At vi har et forholdsvist teknisk indgangsvinkel betyder ikke at vi ikke har tænkt på eksempelvis den organisatoriske del af implementeringsfasen, men vi har i opgaven afgrænset os fra at omtale alle aspekter af projektledelse, som man eksempelvis kan finde ved at læse litteratur der vedrører projektledelse. Derfor mener vi at vores fokus i opgaven da det er problemorienteret, automatisk og ubevidst er rettet mod udviklingen af Linkpakker applikationen, da det var her vi identificerede de største udfordringer.

Interview med Vejle Bibliotek d. 24/5

Vi var idag på Vejle bibliotek, hvor vi udførte vores evaluering af vores eksperiment, og vores retningslinier. På mødet var projektgruppen som deltagere, samt Ewan, og hans overordnede Else. Vi fik besvaret vores interviewguide, og diskuteret flere af de perspektiver Linkpakker projekter indgår i.

På mødet fik vi en bekræftigelse af vores metode fra både Ewan og Else. De kunne godt se hensigten i at man først identificerede mulige interessenter, hvorpå man på baggrund af denne lavede en benefitanalyse med udgangspunkt i optimal succes, og efterfølgende fik de listede fordele afspejlet i et målhierarki med succeskriterier for et projekt. Mere direkte bekræftede Else at denne metode kunne virke som et godt salgsargument overfor hende, samt i videre projektsammenhæng, eksempelvis ved projektansøgninger til Biblioteksstyrelsen. For Ewan var fokus mere rettet mod målhierarkiet, som han fandt meget anvendeligt i forhold at få et overblik over formålet med projektet, samt opsat succeskriterier for dette.

Generelt var Ewan og Else positive, dog havde de også nogle ting som de ville lave anderledes. De mente det var fint at tænke i optimal succes som en vision for et givent projekt, men at have det som direkte mål, var ikke hensigtsmæssigt. Derudover var der ting i benefitanalysen, og målhierarkiet, de vil have lavet lidt om på. Set i forhold til deres dybere indsigt i projektet, kunne vi godt se, at der var noget om snakken.

Vi fik også vurderet vores retningslinier, hvor både Else og Ewan var forholdsvis positive, men at benytte alle vores retningslinier, virkede dog ikke som den store sællert. Under alle omstændigheder fik vi vurderet vores eksperiment, hvilket var en positiv oplevelse i forhold til de tilsagn, Ewan og Else kom med. Vi synes dog at retningslinierne har fået for meget fokus i vores opgave, da flere af disse allerede er at finde andetsteds. Dog skal det siges at vi ved hjælp af vores to første evalueringer ser ud til at have fundet en ny metode for den indledende analyse for et projekt.

Møde d. 23/5

Møde d. 23-5

Vi har i dag diskuteret vores evaluering, der var i gruppen uoverensstemmelse, eller mangel på overblik over netop evalueringen. Hovedspørgsmålet vedrørte vores triangulering af vores retningslinier, Hvidbogen, samt de forbehold Ewan allerede har foretaget i hans projekt. Vi diskuterede hvor vidt de retningslinier der ikke kunne bruges i trianguleringen skulle omtales i dette afsnit. Vi fik vha. denne diskussion klarlagt hvorledes vores evaluerings afsnits indhold skulle struktureres. Resultatet blev at, de retningslinier der ikke bliver omtalt i trianguleringsafsnittet, på en eller anden måde skal omtales i et opsamlingsafsnit, hvilket nok bliver vores selvevaluering. Der var endvidere i diskussionen flere tanker der direkte vedrørte vores konklusion, hvilket fik os til at se hele opgaven i perspektiv.

I opgaven har vi brugt en del tid og kræfter på få lavet retningslinier som man kan benytte i projekter, som i første gang er rettet mod det danske biblioteksvæsen. Vi diskuterede hvad vores fokus var i opgaven, og blev enige om at opgavens overordnede fokus lå på vores eksperiment, som er at se hvordan benefitanalyse kan bidrage til udarbejdelse af projektplaner, for projekter der er forberedt en større brugssituation. Dette eksperiment har vi til dels fået verificeret af Søren Erik Nielsen. I og med at han har sagt god for vores metode, hvorpå vi udfører vores eksperiment. Det vil sige hvordan vi har identificeret interessenter, og på disse lave en benefitanalyse i forhold til optimal succes der kunne omsættes i et målhierarki.

Derudover har vi i dag valgt at omdøbe det evalueringsafsnit der hedder Hvidbog, vi har endnu ikke fastsat en ny titel, men venter til afsnittet er færdigt for at vi kan give det den bedste ordlyd.

Dagen igennem har vi også få diskuteret lidt mere omkring interviewet med Søren Erik Nielsen. Og vi er enige om at de vilkår som mødet foregik under ”Den sorte hat (meget kritisk)” ikke var hensigtsmæssig, i henhold til at Søren ikke kendte hele konteksten af vores opgave. Vi er dog enige om at Mødet var godt, da vi fik belyst nogle punkter som vi ikke selv havde set, men på den anden side var der også for mange uoverensstemmelser i forhold til den ovenstående kontekst, hvilket betød nogle af Sørens vurderinger reelt ikke kan bruges.

Møde d. 22/5

Møde d. 22/5 med Søren Erik

Vi startede dagen med den ene evaluering af vores projekt iht. Interviewet med Søren Erik Nielsen, Lektor på Handelshøjskolen i Århus, og underviser i blandt andet faget projektledelse. Vi havde forud for interviewet lagt op til en åben diskussion, hvor vi gerne ville have at Søren Erik Nielsen stillede sig meget kritisk overfor vores dispositioner. Vi fik et syntes vi selv godt interview, hvor Søren Erik Nielsen forholdt sig kritisk, dog ikke mere end at han også kom med positive udmeldinger. Ved hjælp af interviewet fik vi verificeret vores metode, som Søren Erik synes virkede meget fornuftig. Vi fik ved hjælp af vores metode, Søren Erik til at se, vores metode i organisationer med stor iværksætterkultur kunne anvende målhierarkiet bottom-up, hvor han altid kun har argumenteret for det omvendte, i henhold til de projekter han har fungeret som projektleder på.
Når det så er sagt, så havde Søren Erik forventet noget andet af vores retningslinier. Han synes retningslinierne fulgte vores læring fra faget projektledelse meget godt, selvom dette ikke var vores plan. Søren Erik syntes dog at vores retningslinier kunne have været mere konkrete, hvilket vi på sin vis godt kunne forstå, og det skulle gerne udlede til en refleksion i vores evaluering.

Resten af dagen arbejde vi videre med henholdsvis de afsnit vi var allokeret til. Igennem dagen fik vi diskuteret vores interview med Søren Erik Nielsen. Vi fik i den henseende flere refleksioner, som vi kunne benytte i det videre arbejde. Vi var blandt andet enige om at interviewet bar lidt præg af at vi ikke havde bedt Søren Erik, om at læse hele vores forudgående analyse/eksperiment igennem. Under alle omstændigheder, mente vi at udbyttet kunne have været bedre hvis SEN havde læst hele det foregående dokument, men dette var ikke muligt rent praktisk. Vi er dog meget tilfredse med mødet, da vi alt andet lige har lært en del, som vi kan bruge evalueringsmæssigt. Vores vigtigste punkt på dagen, var da Søren Erik Nielsen bekræftede vores metode, hvor vi undersøger hvorvidt det er en benefitanalyse kan bidrage til udarbejdelse af projektplaner, for projekter forberedt en større brugssituation.

Møde 18-05-2007

Vi startede med at diskutere problemformuleringen. Vi ændrede en smule i vores ”gamle” problemformulereing, men valgte ikke at opdele den i to, som vi ellers havde fået anbefalet på workshoppen. Vi blev enige om at fjerne retningslinjerne fra problemformuleringen og i stedet forklare i vores afgrænsning hvorledes vi ville bruge retningslinjer til at bidrage til projektplanen, og forklare at vores indsigt i projektet ikke er og heller ikke vil blive stor nok til at udarbejde en decideret projektplan. Endvidere fjerner vi interessentidentificeringen fra problemformuleringen fordi vi mener denne er en del af benefitanalysen. Således er problemformuleringen:

På hvilke måder kan benefitanalyse bidrage til udarbejdelse af en projektplan for udvikling af et system der er forberedt til en større brugssituation?

Efterfølgende diskuterede vi strukturen i opgaven og kom frem til at vi skulle have tilføjet nogle indledninger i nogle afsnit.

Vi har efterfølgende arbejdet videre på evalueringen vha. egne refleksioner og på de interviewguides vi skal have med til interviewene på henholdsvis Vejle Bibliotek og med Søren Erik Nielsen.

Endvidere er vi startet på evalueringen via hvidbogen.

Møde 15. maj 2007

Workshop
I dag havde vi sidste workshop-møde (møde med de øvrige grupper som deltager i Projekt i Virksomhedsinformatik). Desværre er vi kun to grupper der møder op, men alligevel bliver det et meget givtigt møde. Vores problemformulering modtager en del kritik for at være for omfattende, og det foreslås bl.a. at dele den op i to, for at øge overskueligheden. Vi har selv brugt meget tid på at diskutere problemformuleringen, og har ikke kunne komme til enighed i gruppen – vi håber derfor at det indspark vi nu har fået, kan hjælpe os videre.

Vi blev også anbefalet at inddrage videnskabsteoretiske aspekter i vores metode primært til at underbygge vores valg af evalueringsformer. Dette var ikke noget vi umiddelbart selv havde tænk på, men efter vi blev gjort opmærksomme på det, var det ikke vanskeligt at se, at det var noget vi skulle inddrage.

Vejledermøde
Efter workshoppen fik vi en god snak med vores vejleder, hvor vi præsenterede ham for vores problemstillinger i forbindelse med det, at vores retningslinjer til en vis grad er noget, der allerede er blevet taget højde for i ansøgningen efter modningsprojektet. I den forbindelse bragte vi også en hvidbog i spil, som netop har til formål bl.a. at give nogle retningslinjer til projekter på biblioteker.
I første omgang så vi denne hvidbog som et problem, da den fremlægger mange af de samme retningslinjer, som vi ender ud med. Men i stedet for at se det som et problem, blev det gjort klart, at vi i stedet skulle forsøge, at inddrage den i evalueringen med henblik på at styrke vores egne retningslinjer. Det blev foreslået, at vi stiller ansøgningen og hvidbogen op i forhold til vores retningslinjer, og finder de retningslinjer som fremgår af hver. På den måde vil vi kunne se, hvad det er, vi bidrager med.

Videre med opagave-skrivning
Efter vores møde med vejlederen, arbejdede vi videre med opgaven. Der blev arbejdet videre på afsnittene om retningslinjerne og på vores projektlog-evaluering. Vi har også fået skrevet et afsnit om videnskabsteori og arbejdet videre på interviewguiden til mødet på Vejle Bibliotek.
Endvidere er vi begyndt på at gennemse hele opgaven, som den er nu. Vi gør det med henblik på at sikre en rød tråd igennem opgaven, samt at få rettet til så alt passer ind i forhold til den viden, vi har på nuværende tidspunkt. Fremgangsmåden er at én læser den igennem, indsætter kommentarer til teksten og sender den videre til næste mand efterfølgende. Kommentarerne tager man stilling til i de afsnit som man selv har skrevet. Naturligvis vil det være nødvendigt, at nogle kommentarer diskuteres i plenum, og det er så planen at få det gjort, når alle har været igennem opgaven.

Fokusgruppe på Vejle Bibliotek
Angående mødet på Vejle Bibliotek blev det i dag yderligere afklaret, hvem der kommer til at deltage i fokusgruppemødet. Vi får desværre ikke nogen af Ewans samarbejdspartnere fra andre biblioteker med, men Ewan og en fra ledelsen på Vejle Bibliotek vil deltage. Biblioteksstyrelsen kommer desværre heller ikke, og da vi luftede ideen om at kontakte dem selv, blev vi bedt om at lade være, da Ewan var bange for, at det ville kunne påvirke biblioteksstyrelsens afgørelse af deres ansøgning. Selvom det er ærgerligt for vores opgave, at vi ikke kan få biblioteksstyrelsen kommentar til vores retningslinjer, må vi acceptere Vejle Biblioteks holdning.

Møde 14. maj 2007

Arbejdet har i dag været koncentreret omkring at få skrevet om retningslinjerne i de forskellige projektfaser. Her er vi ca. halvvejs og påregner at være klar til review senest lørdag.

Herudover har vi færdiggjort præsentationen til workshoppen tirsdag den 14-05-2007. Vi har forsøgt at komme i kontakt med Ewan for at få endeligt aftalt hvordan og hvornår vores evaluering på Vejle Bibliotek skal finde sted. Det lykkedes os dog ikke at få fat i ham. Vi vil bl.a. gerne have afklaret om vi kan få nogen fra biblioteksstyrelsen til at deltage og om nogle af hans samarbejdspartnere fra andre biblioteker vil deltage. Endvidere er vi blevet klar over at vi ikke finder det relevant at bibliotekarer på Vejle Bibliotek deltager. Vi ønsker stadig at få en fra ledelsen med, da det er ledelsen der godkender de projektansøgninger der sendes videre til Biblioteksstyrelsen.

Vi er endvidere startet på at lave en oversigt over hvilke emner vores evaluering vha. egne refleksioner skal indeholde.

Ændringer i forhold til evaluering på Vejle Bibliotek
Vi er blevet klar over at vi måske har taget meget udgangspunkt i vores indledende interview med Ewan, hvor det for os blev klart at det ikke indledende var meningen at Linkpakker skulle udrulles på landsplan. Vores fokus har taget udgangspunkt i den første ansøgning, som var meget rettet mod mikro-niveau.
Den senere beskrivelse af Linkpakker tager i langt højere grad højde for makroperspektivet, hvilket ses som en del af resultatet af modningsprojektet.

I den forbindelse ser vi nogle problemer ifht. vores evaluering med fokusgruppen. Da deres virkelighed umiddelbart synes anderledes end vores udgangspunkt. Flere af vores retningslinjer er rettet mod at man bør tiltænke projekter i bredere perspektiv end det i første omgang var tilfældet med Linkpakker. Men via modningsprojektet er dette perspektiv i langt højere grad kommet med.

Vi har på baggrund heraf undret os over at vi ikke var blevet mere opmærksomme på dette i forbindelse med det første interview med Ewan og også det faktum at vores casebeskrivelse er blevet ”godkendt” af Ewan. Ewan lagde efter vores opfattelse ikke stor vægt på at projektet har ændret fokus fra at være en silo applikation til at være en mere moden applikation som alle biblioteker skal kunne anvende.

Vi må på den baggrund gå ind og stille spørgsmål til Ewan angående:
Hvad er det præcist der ligger til grund for dette ændrede fokus?
Kunne vores retningslinjer hjælpe til at have indset dette tidligere?

Vi må således sige at vi ændrer evalueringsfokus. Vi kommer til at have mere fokus på hvorfor og hvordan Ewan går fra den første ansøgning til den anden ansøgning (efter modningsprojektet). Før var fokus rettet mod spørgsmålet om hvorvidt Ewan ville kunne bruge vores retningslinjer til at lave en projektplan. Opgaven har stadig dette fokus, men det er ikke det Ewan, i så høj grad som tidligere antaget, skal bruges til i forbindelse med evalueringen.
Fokusset med evalueringen med Søren-Erik vil være om han kan se meningen med vores metode, hvor vi udarbejder retningslinjer ved hjælp af en benefitanalyse med udgangspunkt i ”optimal success”. Yderligere vil vi høre hans holdning til vores retningslinjer i praksis.

Vi blev i dag ligeledes opmærksomme på at vores fokus er blevet rettet hen imod at få lavet nogle retningslinjer som kan bruges (af alle/ af Vejle Bibliotek), i stedet for at fokusere på at finde ud af om det er muligt at bruge en benefitanalyse som udgangspunkt for at få identificeret retningslinjer. Vi er dog enige om det er sidstnævnte, vi skal have fokus på. Dog skal de stadig evalueres på, om de kunne være anvendelige.