Møde d. 27/4

Denne dag diskuterede vi mange ting. Planen var at vi skulle have færdigjort vores probmelformulering og afgrænsning samt finpudset vores casebeskrivelse, så denne kunne sendes ned til Ewan for godkendelse.

Revidering af problemformulering
Vi stødte på lidt problemer omkring problemformuleringen, da første punkt på nuværende tidspunkt egentligt blot definere at vi vil lave en interessent og benefitanalyse, men ikke hvad vi vil bruge den til. Dog kunne Kasper og Mikkel uproblematisk sætte Jan og Stefan ind i hvorfor formuleringen var som den var og argumentationen var stærk nok til at problemforumerleringen forblev som den stod.

*En refleksion her var at vi nok burde have omformuleret sprøgsmålet, så det rent faktisk også omhandlede hvad vi ville med disse analyser og således indikerede hvorfor de blev foretaget!

Projektplan vs. Retningslinier
I forbindelse med problemformuleringen havde Stefan også overvejet om hvorvidt det var hensigtsmæssigt at udvikle en decideret projektplan, da denne hurtigt ville blive et statisk element. Det blev vurderet at en projektplan let ville blive uanvendelig grundet vores begrænsede kendskab til ressourcer i projektet, om hvorvidt projektet bliver godkendt og yderligere ville vores tidsestimering blive baseret på mere eller mindre kvalificerede gæt. Yderligere var vi blevet klar over at hvis vi skulle udvikle en projektplan til Vejle bibliotek ville denne ikke direkte kunne bruges i en eventuel landsdækkende udrulning af applikationen. Af disse årsager mente vi at det ville være mere hensigtsmæssigt at fokusere på udviklingen af nogle retningslinier der skulle sikre at projektet både fokusere på mikro og makroniveau.

Casbeskrivelse
Casebeskrivelsen og omfang blev godkendt af gruppen og sendt til Ewan for validering.
Vi havde en diskussion om hvorvidt navngivningen af projektet var vigtig. Om applikationen hed Link-pakken (som en pakke med links), Link-pakker (som en der pakker links) eller Linkpakker (som pakker med links) –det endte med at vi sendte en mail til Ewan for at afklare dette og for at indlede ideen om et fokusgruppemøde til praktisk evaluering af projektet.

Interessentanalyse og struktur
Da disse punkter var nået skulle vi diskutere interessenter og benefit. Jan havde i stor udstrækning identificeret alle relevant interessenter, så vi skulle bare finde ud af hvordan disse skulle behnadles og hvordan vi ville strukturerer det i forhold til vores benefit analyse. Det viste sig i midlertidig at være mere problematisk end først antaget. 19 interessenter og 5 forskellige benefit dimension ville give os omkring 100 afsnit, hvilket ikke ville være læsevenligt eller hensigtsmæssigt for vores projekterfaringer. Vi diskuterede dette længe og var glade for at vi skulle til vejledning senere samme dag.

Vejledermøde
Flere interessante ting kom frem:
1) At vores projekt er et eksperiment der tester en tese om at udvikle retnignslinier til projketer der fokusere på både mikro og makronivea og som følge heraf kan vi ændre vores 1. undersøgelsessprøgsmål i problemformuleringen.
2) At vi har en praktisk case og en akademisk evaluering
3) At vores evaluering har 4 niveauer: Praktisk/fokusgruppe, Ekspert, Teoretisk(Christensen & Kreiner) og refleksioner (vores dagbog/egne erfaringer).
4) Brugen af ”personas” til at beskrive vores interessenter og benefitanalyse.
5) Vi kan/bør lave en yderligere projektmodel der beskriver vores ”eksperiment” og evaluering.

Yderligere blev der sent en mail til Søren Erik Nielsen med formål at spørge om han ville deltage i projektet som ekspert til evaluering af retningslinigernes relevans for et sådant projekt.

Møde d. 24/4

Blog d. 24/4

Vi har i dag arbejdet videre med projektet. Der var et par løse ender fra sidst der skulle afsluttes. Det er blandt andet vores casebeskrivelse, metode, samt vores læseplan. Udover at få afsluttet disse, har vi fået lavet en indledende identificering af interessenterne på henholdsvis mikro/meso samt makro niveau.
Igennem dagen har der været en del diskussion omkring metode afsnittet, hvor vi havde problemer med at identificere den måde, hvorpå vi vil angribe vores vurdering rent teoretisk af projektplanen.
Selve casebeskrivelsen, mangler at blive læst og vurderet af hele gruppen, indtil videre er det Stefan der har arbejdet på denne. Det samme gør sig gældende for metoden hvor Kasper og Mikkel har haft det overordnede ansvar for udarbejdelsen.

Til næste møde skal alle medlemmer have læst metodeafsnit samt casebeskrivelsen, så vi får mulighed for at vurdere og diskutere disse.

Derudover bliver læseplanen effektueret, der er som følger.

Læseplanen

Til fredag d. 27/4:
S & S benefits = 30s = 2.5 times læsning. Til diskussion i gruppen

Til torsdag d. 3/5:
Kap. 5-10 og 11.6 A. Munk-Madsen: = 69s ca. 4 timer
C&Y kap 6+7 = 43s = 3 timers læsning. Til diskussion i gruppen

Til d. 8/5:
C&Y kap 8+9+10 = 72s = 6 timers læsning. Til diskussion i gruppen
C&Y kap 12+18+19+20 = 55s = 5 timers læsning. Til diskussion i gruppen

Til d. 15/5:
…

Til d. 22/5 Kreiner og Christensen = ca. 115 sider = 6 timers læsning. Til diskussion i gruppen.

Næste møde er fredag d. 27/4 kl. 9-15

Møde d. 17/4

Agenda:
Diskussion af møde med Lars
Udarbejdelse af ny problemformulering
(Indledning)
Problemstilling
Casebeskrivelse
Projektplan – Brainstorm
Læseplan
Opsummering til blog

Generelle refleksioner dagen igennem:

Vi har i dag haft mange diskussioner vedrørende hvordan vi skulle få en bedre samhørighed mellem benefit- og projektledelseslitteraturen i vores projekt. Der blev skitseret flere planer for hvordan strukturen kunne se ud. I normal projektledelse opsætter man formål/mål, denne indgangsvinkel mener vi er interessant, hvis man laver den i udgangspunkt med benefit begreberne, og via denne metode opnå en større samhørighed mellem vores litteratur, og det tværfaglige aspekt.
Forud for udarbejdelsen af det nye udkast til vores problemformulering, prøvede vi at se frem mod slutningen af vores projekt. Fordelen ved dette, var ganske simpelt at få lavet en god spiral gennem opgaven, hvor vi ved at fokusere på vores endelige mål, vil have lettere ved at lave vores problemformulering. Denne proces vi gennemgik, var meget givende, da det også fik os til at tænke på vores perspektiverings afsnit. Vi synes at det ville være interessant, hvis vi i opgaven fik mulighed for at evaluere vores eget arbejde med de to litteraturer. Det vil der være grundlag for, ved at vurdere vores projektplan for Vejle bibliotek, mod den eksisterende litteratur, og ved at få en eventuel evaluering fra nogle af interessenterne på Vejle biblioteks projekt. Alt andet lige vil denne tilgangsvinkel også give et bredere perspektiv i vores vurdering af projektplanen, da vi vil få en teoretisk, og en praktisk vurdering af denne.

Vores diskussioner i dag gav anledning til selvransagelse, hvor vi prøvede at analysere vores nuværende arbejde med vores opgave. Det fik os til at opstille de egentlige problemer der er med projektet for Vejle bibliotek, og vores arbejde med denne. Derfor valgte vi at opstille de nuværende problemer, som kunne hjælpe os mod udarbejdelsen af problemformuleringen.

De 5 skitserede problemer:

1 Vejle bibliotek har ingen projektplan
2 Der er ikke noget eksplicit makroaspekt i projektet
3 Kan man lave en projektplan der både indeholder micro- og macroaspektet
a Hvad betyder det for projektlederens rolle at han skal tumle i begge aspekter?
4 Der er ikke foretaget en reel interessentanalyse
5 Giver det mening at basere sin projektplan på benefits?
a Formål/mål analyse
b Hvad gør at man fokuserer på makro og mikro i denne sammenhæng?
(hænger meget sammen med problem-punkt 3)

Ny problemformulering

Hvilke interessenter er der henholdsvis på mikro (Vejle bibliotek) og makro (alle biblioteker) niveau, og hvilke fordele vil de kunne få ved projektet i Linkpakker?

Hvordan vil Vejle biblioteks projektplan udformes ved både at inddrage perspektiver på mikro- og makroniveau?
Hvilke fordele og ulemper er der ved den dobbelte indgangsvinkel i projektplanen?
Kan en brugbar projektplan baseres på en analyse af både mikro- og makrointeressenter (på trods af interessekonflikter)?

For at skitsere den proces vi har været igennem på det sidste, er den gamle problemformulering opstillet nedenunder, så vi kan følge udviklingen af vores projekt på bloggen.

Gammel Problemformulering

At undersøge om hvorvidt den tilgængelige projektledelseslitteratur gennemgået i faget ”Projektledelses” på Århus Handelshøjskole i foråret 2007 gør os i stand til at udarbejdet en brugbar projektplan til Vejle bibliotek?

At undersøge om hvorvidt det ”benefits-begreb”, som Shang & Seddon præsenterer, kan anvendes til understøtte det overordnede mål for projektet?

Sammenfatning

Vi har nu fået opstillet den nye problemformulering, og sammenlignet med den gamle, afspejler forskellene imellem de to, den proces vi har gennemgået, i forhold til hvordan vi vil benytte vores litteratur for at opnå samhørighed og integration mellem disse i vores projekt.

Senere på dagen fik vi arbejdet på vores problemstilling, problemformulering, metode afsnit, og case beskrivelsen af Vejle biblioteks projekt. Derudover har vi diskuteret hvilke dele af projektplanen vi umiddelbart finder mest relevant i forhold til Vejle biblioteks projekt, og diskuteret hvilken litteratur der understøtter denne bedst, hvorfor vi har opstillet en læseplan, denne er dog ikke effektueret eller modificeret endnu. For at have et godt udgangspunkt for at lave projektplanen, har vi valgt at tage udgangspunkt i Munk Madsens model på side 114 i bogen ”Strategisk Projektledelse”

Litteratur: (et udpluk)

Caddle and Yeates:

Kapitel 6: Developement Lifecycles and approaches (a)
Kapitel 7: The Profile of a project (a)
Kapitel 8: Project Planning: Understanding the work (b)
Kapitel 9: Project Planning: Estimating (b)
Kapitel 10: Project Planning: Scheduling and resourcing (b)
Kapitel 12: Change Management (c)
Kapitel 18: Managing Stakeholders (c)
Kapitel 19: Supplier control (c)
Kapitel 20: Leadership (d)

A. Munk-Madsen:

Kapitel 5: Formål og mål (e)
Kapitel 6: Vilkår strategi og risici (e)
Kapitel 7: Projektmodel (a)
Kapitel 8: Krav (b)
Kapitel 9: Plan (b)
Kapitel 10: Estimering (b)
Kapitel 11.6 Føring af logbog (f)

S & S. Benefits

Emner der skal diskuteres på næste møde

Metode
Case beskrivelse
Projektplan
Læseplan

PS: Stefan er projektleder i næste uge, så han fastsætter tid og sted for det nye møde

Møde med Lars Bækgaard d. 11/4-2007

Indledning
Som planlagt fik vi arrangeret et møde med vores vejleder, Lars Bækgaard, umiddelbart efter Påsken. Mødet blev afholdt i dag, d. 11/4. Formålet med mødet var at høre Lars’ holdning omkring vores indledende arbejde med problemformuleringen og disposition af selve opgaven. Vi havde på forhånd sendt ham nogle spørgsmål, som vi gerne ville have svar på i løbet af mødet.

Områder ift. opgaven som vi var i tvivl om:
• Var problemformuleringen okay?
• Var dispositionen af opgaven okay?
• Hvordan skulle casebeskrivelsen inddrages i opgaven?
• Var vi tværfaglige nok mht. valg af teorier?
• Interviewhåndtering – skulle interviews transskriberes?
• Krav mht. empiri – hvor meget skulle inddrages?

Diskussion på mødet
Problemformuleringen:
I vores udkast til problemformulering havde vi bragt to områder på banen, projektplan og benifits-begrebet. Lars var positiv overfor at vi tog fat i hvordan benifits havde af indvirkning på projektplanen. Det lå dog klart at koblingen imellem de to områder ikke fremgik tilstrækkeligt i problemformuleringen. Derudover manglede der en mere uddybende indledning til de opstillede problemer. Lars foreslog at vi kunne forsøge at udarbejde/diskutere projektplan for både micro- (Vejle Bibliotek) og macroniveau (Alle biblioteker).

Disposition:
Dispositionen af opgaven var som udgangspunkt fin, også mht. placering af casebeskrivelsen. Kildekritik (eller metodekritik) kunne flyttes.

Tværfaglighed:
Kravet mht. tværfaglighed i opgaven var kun at inddrage områder fra to fag og der var ikke krav mht. størrelsen af inddragelse af de forskellige områder. Der skulle derfor skulle der ikke være problemer hvis opgaven havde sin hovedvægt på projektplanlægning og mindre grad benifits-begrebet.

Empiri:
Inddragelse af empiri var ikke et mål i sig selv, men nærmere værktøj til at opstille en case for opgaven. Det er derfor op til os selv i hvor høj grad vi vil benytte os af empiri.

Interviewhåndtering:
I forlængelse af diskussionen omkring empiri er transskribering ikke nødvendigt, da troværdigheden i empirien ikke var et afgørende punkt i vores projekt.

Afslutning
Målet for den kommende tid er at få styr på vores problemformulering og metode med udgangspunkt de ideer der kom frem på mødet. Derudover har vi en casebeskrivelse der skal skrives.

Gruppen mødes igen tirsdag d. 17/4.

Iøvrigt er deadline for opgaven blevet rykket helt frem til d. 14/6.

Projektlog for møde d. 2/4-2007

Indledende:

Vi er opmærksomme på at Vejle bibliotek gerne vil have et udbytte fra vores arbejde, og omvendt kan vi drage fordel af at arbejde med Vejle biblioteks projekt, i forhold til vores opgave og de relaterede fag. Efter diskussion af vores møde med Ewan d. 30/3, blev det besluttet at vores fokusområder i projektet er henholdsvis projektledelse, og benefit betragtning. Projektets status for Vejle bibliotek er, at de i øjeblikket afventer en godkendelse og finansiering heraf, hvorfor at projektet står stille frem til Juni 2007. Vi arbejder med projektet i det udgangspunkt at ansøgningen går igennem, da det for os er en opgave i at anvende den teoretiske viden i praksis.

For at vi kan holde styr på vores projekt, har vi valgt at udnævne en projektleder, hvor vi hver skal ”lede” i to uger dog er Mikkel leder de første 3 uger.

Projektleder:

2/4 - 22/4, uge 14-16: Mikkel
23/4 - 6/5, uge 17-18: Stefan
7/5 – 20/5, uge 19-20: Kasper
21/5 – 3/6, uge 21-22: Jan

Der er fastsat en deadline for projektet til d. 3/6, det skal ses i lyset af at der ligger en 72 timers eksamen i perioden 4-7 Juni.

Diskussion:

Vi havde i det indledende arbejde med opgaven skudt med spredehagl, i forhold til hvilken teori vi ville anvende. Dog var disse overvejelser gjort forud for vores besøg på biblioteket. Besøget på biblioteket, har fået os til at afgrænse os. Det skal ses i lyset af at der ikke er en detaljeret projektplan for bibliotekets videre forløb.
På dagens møde har vi haft ”brainstorm” med relevante teoriområder i forhold til at udarbejde en projektplan, samt analysere benefits for bibliotekets projekt. Vi har fået udarbejdet vores teorivalg, og skabt en problemformulering, samt lavet en foreløbig disposition for opgaven.
Det har været en god proces i dag, hvor vi har nået langt og haft mange gode diskussioner og reflektioner. Der er ingen tvivl om at gruppen allerede nu drager fordel af at Stefan har en anden baggrund end os andre. Det skaber blandt andet de gode diskussioner og frembringer nye perspektiver…

Vi forventer at den fremtidige plan er, at diskutere vores indledende forløb med Lars, hvorfor vi vil prøve at arrangere et møde med ham efter påske.